Hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice

Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice là giải pháp lý tưởng cho vấn đề này. Bài viết này, E-VNPT sẽ hướng dẫn bạn từng bước tải và cài đặt phần mềm một cách nhanh chóng. Cùng với đó là những thông tin cần thiết để bạn bắt đầu sử dụng phần mềm hiệu quả.

Tìm hiểu khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử dùng để ghi nhận các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử cho phép các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh có thể phát hành, khởi tạo, gửi, nhận, quản lý và lưu trữ hóa đơn thông qua phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.

Sử dụng hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về giao dịch điện tử. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro về việc làm giả hóa đơn mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong quản lý, lưu trữ, và phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp. Hiện nay, VNPT là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Invoice, cho phép các doanh nghiệp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng.

*Tìm hiểu khái niệm hóa đơn điện tử là gì?*

Điều kiện sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, các tổ chức và doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản sau:

Tổ chức có đủ điều kiện giao dịch điện tử: Các tổ chức cần phải có khả năng thực hiện giao dịch điện tử trong việc khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
Chữ ký điện tử hợp pháp: Doanh nghiệp hoặc tổ chức phải có chữ ký điện tử tuân thủ theo các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cơ sở hạ tầng phù hợp: Cần có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Đội ngũ nhân sự đủ năng lực: Tổ chức cần có đội ngũ nhân sự có trình độ và kỹ năng phù hợp để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Tổng hợp các lợi ích nổi bật khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm chi phí đến nâng cao tính bảo mật và quản lý hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích chính khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy. Đồng thời, chi phí vận hành được tối ưu, công việc thủ công cũng sẽ giảm mới.
An toàn, bảo mật dữ liệu: Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tránh được rủi ro cháy, hỏng hoặc mất mát hóa đơn giấy. Qua đây, dữ liệu của doanh nghiệp luôn được bảo vệ, giảm thiểu các sơ sót xảy ra.
Dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử giúp hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn, tăng hiệu quả công việc, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Thuận tiện sử dụng: Việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp phát hành, gửi nhận và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện hơn, đồng thời dễ dàng tra cứu thông tin khi cần thiết.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn VNPT-Invoice

Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice, người dùng chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn dưới đây. Phần mềm này được đồng bộ trực tuyến, không cần phải tải về, giúp quá trình cài đặt và sử dụng trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

1. Hướng dẫn cài đặt

Phần mềm hóa đơn VNPT envoice hoạt động trực tuyến qua hệ thống VNPT Invoice, người dùng không cần tải xuống phần mềm. Sau khi hợp đồng mua bán hóa đơn điện tử VNPT được ký kết, hệ thống sẽ tự động thực hiện quá trình đấu nối hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Bước 1: Sau khi hợp đồng thành công, mật khẩu và tài khoản đăng nhập sẽ được gửi qua email mà khách hàng đã đăng ký.
Bước 2: Người dùng truy cập email để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu, sau đó đăng nhập vào hệ thống.

Xem thêm: Tải và cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice dễ dàng tại nhà

2. Đăng nhập trình duyệt hóa đơn điện tử VNPT

Để đăng nhập vào hệ thống, người dùng thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bạn mở trình duyệt và nhập địa chỉ portal của hệ thống VNPT, khi đó, giao diện đăng nhập sẽ xuất hiện trên màn hình.
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin “Tên tài khoản”, “Mật khẩu”, và “Mã xác thực” vào các ô tương ứng. Sau đó, nhấn [Đăng nhập] để vào hệ thống và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử VNPT.

*Hướng dẫn cách đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice*

Quá trình cài đặt và đăng nhập chỉ mất vài phút, giúp doanh nghiệp dễ dàng bắt đầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT ngay lập tức.

3. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính với các module chức năng sau:

Hệ thống: Quản lý mẫu hóa đơn, chữ ký số, thông tin đơn vị và lịch sử truyền nhận với cơ quan thuế.
Danh mục: Quản lý khách hàng, sản phẩm, nhân viên và hệ thống email.
Đăng ký phát hành: Đăng ký sử dụng hóa đơn, dải ký hiệu và quản lý dải ký hiệu.
Lập hóa đơn: Tạo mới và quản lý danh sách hóa đơn.
Thanh toán: Thực hiện thanh toán hóa đơn trên phần mềm.
Xử lý hóa đơn: Chỉnh sửa, thay thế và hủy hóa đơn.
Thống kê: Báo cáo, thống kê và bảng kê hóa đơn.
Chuyển đổi hóa đơn: Chuyển đổi hóa đơn chứng minh nguồn gốc hoặc lưu trữ.
Phân quyền: Quản lý phân quyền người dùng và thay đổi mật khẩu.

Mỗi module giúp người dùng thực hiện các thao tác với hóa đơn điện tử dễ dàng và hiệu quả, từ khởi tạo, thanh toán cho đến quản lý và báo cáo.

Xem thêm: Phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT chính xác nhất

Hướng dẫn chi tiết cách lưu trữ file hóa đơn điện tử VNPT

Để bảo mật thông tin cho doanh nghiệp và khách hàng đối tác, việc lưu trữ file hóa đơn điện tử cần thực hiện cẩn thận và khoa học. Dưới đây là các bước lưu trữ hóa đơn điện tử VNPT an toàn, áp dụng cho cả hóa đơn mua vào và bán ra.

Lưu trữ hóa đơn mua vào

Tạo email chuyên dùng: Tạo một email chuyên biệt để lưu trữ hóa đơn mua vào của doanh nghiệp, giúp quản lý và rà soát dữ liệu dễ dàng hơn.
Thông báo cho nhà cung cấp: Thông báo cho các nhà cung cấp về địa chỉ email mới để nhận hóa đơn điện tử.
Cài đặt email: Thiết lập chuyển tiếp hóa đơn từ email nhận vào email quản lý để đồng bộ và dễ dàng kiểm soát.
Sử dụng Google Drive: Tạo thư mục Google Drive từ tài khoản email chuyên dùng để lưu trữ hóa đơn. Sau khi nhận hóa đơn qua email, tải xuống và lưu trữ dưới dạng file Excel. Đổi tên file dễ nhận diện theo mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn.
Kiểm tra dữ liệu: Mở hóa đơn để kiểm tra thông tin, cập nhật mã số thuế, mã tra cứu vào file Excel. Chèn link trỏ đến file hóa đơn gốc để dễ dàng tra cứu.
Đồng bộ lên Google Drive: Đồng bộ thư mục lưu trữ từ máy tính lên Google Drive để bảo vệ dữ liệu khỏi thất thoát.

Lưu trữ hóa đơn bán ra

Rà soát trước khi ký hóa đơn: Khi lập hóa đơn, luôn mở chế độ “Xem trước” để kiểm tra thông tin như tên khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế VAT, số tiền bằng chữ. Chỉ khi không có sai sót mới ký hóa đơn.
Lưu trữ sau khi ký: Sau khi ký hóa đơn, kiểm tra lại và đảm bảo mọi thông tin chính xác trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
Lưu trữ dữ liệu hóa đơn bán ra: Lưu trữ hóa đơn bán ra vào thư mục riêng biệt trên máy tính. Cập nhật thông tin vào file Excel, bao gồm tên khách hàng, mã số thuế, tổng tiền trước và sau thuế. Chèn link trỏ đến hóa đơn điện tử.
Đồng bộ lên Google Drive: Đồng bộ thư mục lưu trữ hóa đơn với Google Drive hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây khác để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát.

Trên đây là thông tin chi tiết dịch vụ và hướng dẫn cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử VNPT Invoice. Hãy khám phá những tính năng của VNPT-EINVOICE để tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của https://e-vnpt.vn để được trợ giúp. Hy vọng bạn sẽ có được giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả và tiết kiệm thời gian cùng VNPT-EINVOICE!

Xem thêm:

Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT invoice hiện nay

3 quy định về Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT

Tìm Hiểu Chữ Ký Số HSM Là Gì? Đặc Điểm Chữ Ký Số HSM

Thông tin liên hệ: