Quy định Chữ ký số trên Hóa đơn điện tử & các lưu ý sử dụng
Quy định sử dụng Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT là điều mà người dùng cần nên nắm rõ để các giao dịch được diễn ra an toàn. Do đó, bài viết hôm nay, E-vnpt.vn sẽ giới thiệu tới bạn các quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử vnpt và một số lưu ý khi sử dụng.
Mối quan hệ giữa Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử. Các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế bên bán, thời điểm khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và thông tin bên mua (nếu cần thiết) được nêu rõ và có giá trị pháp lý.
Trong cuộc sống hàng ngày, hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi. Loại hóa đơn này thường xuất hiện dưới dạng như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu tiền cước vận chuyển, …
Chữ ký số chính là minh chứng cho sự đồng thuận giữa bên mua và bên bán. Nó xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng. Đồng thời bảo vệ an toàn cho các giao dịch điện tử của cả hai bên.
Quy định pháp luật về Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT
Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử có tính bắt buộc hoặc không. Điều này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và có các quy định riêng, cụ thể:
Hóa đơn điện tử bắt buộc có sử dụng chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là bắt buộc khi người mua hoặc người bán là cơ sở kinh doanh, tổ chức được thành lập và hoạt động chính quy. Nếu cá nhân mua hàng để kinh doanh thì hóa đơn điện tử cũng bắt buộc có chữ ký số.
Quy định cụ thể như sau:
- Người bán là tổ chức, doanh nghiệp: Hóa đơn điện tử có chữ ký số phải là chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp.
- Người bán là cá nhân: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Người mua là cơ sở kinh doanh: Nếu người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định của người bán thì người mua phải ký. Nếu không thì người mua và người bán cần thỏa thuận để quyết định việc ký hoặc không.
Hóa đơn điện tử không bắt buộc có sử dụng chữ ký số
Một số trường hợp sau đây không yêu cầu việc ký số trên hóa đơn điện tử:
- Khi là hóa đơn giao dịch bán hàng tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại. Người mua là cá nhân không hoạt động kinh doanh.
- Khi là hóa đơn điện tử bán xăng dầu và người mua là cá nhân không hoạt động kinh doanh.
- Khi hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không cần phải có chữ ký số của người bán.
- Khi là chứng từ điện tử về dịch vụ vận tải hàng không thông qua website và hệ thống TMĐT.
- Khi là hóa đơn sử dụng thanh toán Interline giữa các hãng hàng không. Hóa đơn được lập theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế. Trong trường hợp này không cần thiết phải có các thông tin như: ký hiệu và ký hiệu mẫu hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, chữ ký điện tử của người mua, số lượng, đơn giá, số lượng.
3 lưu ý quan trọng khi sử dụng Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT
Khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử vnpt, người dùng cần lưu ý các điều sau để đảm bảo tính hợp pháp.
Xác định thời điểm lập & ký hóa đơn điện tử
Thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử cần tuân theo các quy định sau đây:
- Thời điểm lập (ngày lập): Là ngày mà người bán điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn.
- Thời điểm ký (ngày ký): Là ngày mà bên mua và bên bán (nếu cần thiết) đặt chữ ký số vào hóa đơn đã lập trước đó để xác nhận sự thỏa thuận.
Hóa đơn điện tử thường chỉ yêu cầu có ngày lập. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, ngày lập có thể được hiểu là ngày ký. Do đó, bộ phận kế toán cần phải gửi yêu cầu chữ ký số đến doanh nghiệp và người mua trong cùng một ngày để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Xác thực khi chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn
Trong trường hợp chữ ký số trên hóa đơn điện tử hết hiệu lực thì cần thực hiện gia hạn. Sau đó, thông tin về chữ ký số sẽ được cập nhật trên hệ thống Tổng cục thuế. Doanh nghiệp chỉ cần tiến hành cập nhật lại hóa đơn điện tử để tiếp tục sử dụng bình thường.
Doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cập nhật toàn bộ các chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục thuế. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp lệ cho chữ ký số hóa đơn điện tử,
Kết luận
Bài viết trên là các quy định pháp luật hiện hành về Chữ ký số và Hóa đơn điện tử VNPT. Bạn đọc nên nắm rõ để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Đồng thời giúp bảo vệ an toàn cho các giao dịch của mình nhé.
Trong quá trình sử dụng Hóa đơn điện tử và Chữ ký số VNPT mà khách hàng cần hỗ trợ thì liên hệ thông tin sau đây để nhân viên VNPT hỗ trợ khách hàng 24/7.
