Cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT chính xác nhất
Hiện nay, hóa đơn điện tử VNPT thường được lưu trữ dưới dạng định dạng XML. Do đó, phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT là phần mềm được rất nhiều người sử dụng. Bài viết sau đây, E-vnpt.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách đọc, tải và lưu trữ file XML hóa đơn điện tử VNPT chính xác nhé.
Cách tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT
Trước khi tải file XML, bạn cần lưu ý những điều như sau:
- XML là định dạng chuẩn dữ liệu cho hóa đơn điện tử. Việc tải file chỉ có thể được thực hiện khi hóa đơn đã được ký và khách hàng xác nhận.
- Những phần mềm như Foxit Reader hoặc Adobe không hỗ trợ đọc dữ liệu trong file .XML. Do đó, để đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT thì người dùng cần dùng cổng thông tin trực tuyến của VNPT.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tra cứu, tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT.
Tra cứu và tải file XML hóa đơn điện tử
Trước khi đọc file XML, người dùng cần tải hóa đơn về máy tính. Quy trình chi tiết được hướng dẫn theo từng bước như sau:
Bước 1: Mở trình duyệt và nhập link portal địa chỉ khách hàng để truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử VNPT Invoice: https://vinaphone-portal.VNPT-invoice.com.vn.
Tại màn hình đăng nhập, khách hàng nhập đầy đủ và chính xác thông tin yêu cầu. Sau đó chọn “Lưu mật khẩu” (nếu muốn) và chọn “Đăng nhập”.
Bước 2: Để tra cứu hóa đơn, người dùng di chuyển đến mục “HÓA ĐƠN” trên thanh menu ngang của giao diện. Tiếp theo, chọn “Tìm kiếm hóa đơn”. Giao diện tìm kiếm sẽ xuất hiện, người dùng cần nhập đầy đủ thông tin theo từng trường:
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- PH từ ngày (Phát hành từ ngày)
- PH đến ngày (Phát hành tới ngày)
- Trạng thái thanh toán
Hệ thống sẽ tự động rà soát. Sau đó hiển thị danh sách các hóa đơn phù hợp với các tiêu chí mà người dùng đã nhập.
Bước 3: Trong danh sách hóa đơn hiển thị, xác định hóa đơn cần xem nội dung. Sau đó, nhấp chuột chọn “Xem chi tiết” trên thanh thao tác đi kèm.
Bước 4: Người dùng bấm “Tải hóa đơn” trong mục chi tiết hóa đơn để tải file XML hóa đơn điện tử VNPT. Sau đó lưu trữ vào máy tính.
Cách đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT
Người dùng không thể đọc trực tiếp file XML hóa đơn điện tử VNPT. Bởi vì file đã được mã hóa để bảo mật. Vì thế người dùng sử dụng phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT là cổng thông tin cổng thông tin trực tuyến của VNPT để kiểm tra nội dung chi tiết.
- Bước 1: Truy cập vào đường link sau: https://ebill.vnpt.vn
- Bước 2: Nhấp chuột vào “Chọn file”. Khi hộp thoại xuất hiện, hãy chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ hóa đơn VNPT Invoice. Sau đó chọn hóa đơn cần xem. Nội dung chi tiết của hóa đơn sẽ hiển thị trên màn hình.
Cách lưu trữ file hóa đơn điện tử VNPT an toàn
Có 2 cách để lưu trữ file hóa đơn điện tử an toàn và tối ưu, cụ thể là:
Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp mua vào
- Lập 1 địa chỉ email chuyên dụng để lưu trữ hóa đơn mua vào của doanh nghiệp. Điều này giúp hỗ trợ quản lý và rà soát một cách hiệu quả.
- Thông báo với các nhà cung ứng (bán hàng, dịch vụ) về việc sử dụng địa chỉ email mới.
- Cài đặt email để cho phép quyền chuyển tiếp về mail cấp quản lý để tạo sự đồng bộ và thống nhất thông tin.
- Tạo 1 thư mục trên Google Drive từ tài khoản email dành để lưu trữ hóa đơn.
- Nhân viên kế toán cần tải và lưu trữ hóa đơn trên máy tính dưới dạng file Excel. Chú ý đổi tên file để tương thích với các trường thông tin. Ví dụ như mã số thuế, tên người bán và số hóa đơn điện tử.
- Sau khi lưu, hãy kiểm tra dữ liệu chi tiết trên hóa đơn. Sau đó cập nhật thông tin mã số thuế, mã tra cứu hóa đơn trong file Excel. Đồng thời, gắn liên kết đến file hóa đơn để dễ dàng tìm kiếm và tra cứu sau này.
- Cuối cùng, đồng bộ thư mục từ máy tính lưu trữ hóa đơn lên Google Drive. Điều này để đảm bảo an toàn và ngăn chặn thất thoát dữ liệu hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp bán ra
- Khi thực hiện việc lập phiếu hóa đơn, người dùng cần mở chế độ “Xem trước” để kiểm tra lại các trường thông tin: Ví dụ như Tên khách hàng, số lượng, chỉ tiêu hàng hóa/dịch vụ, đơn giá thành tiền, sản phẩm/dịch vụ, thuế VAT, số tiền bằng chữ, … Chỉ khi xác nhận không có sai sót thì mới tiến hành ký hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo quá trình xử lý chính xác và hiệu quả, ngăn chặn và sửa lỗi ngay từ đầu nếu có.
- Sau khi ký hóa đơn, người phụ trách cần kiểm tra một lần cuối. Hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác trước khi chuyển gửi cho khách hàng.
- Dữ liệu hóa đơn điện tử bán ra cần được lưu trữ tại một thư mục cố định trên máy. Người dùng cần cập nhật thông tin của hóa đơn vào file Excel lưu trữ. Bao gồm tên mã số thuế, khách hàng (người mua), tổng tiền trước thuế VAT, tổng tiền sau thuế VAT. Đồng thời cần chèn liên kết đến hóa đơn để thuận tiện cho công việc tra cứu, rà soát, và đối chiếu sau này.
- Người dùng nên đồng bộ thư mục lưu trữ hóa đơn với Google Drive. Điều này nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ mất mát, thất thoát, hoặc phá hủy.
Kết luận
Trên đây là bài viết chia sẻ các thông tin chi tiết về phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT. Hy vọng bạn đọc đã nắm được cách tra cứu, tải và đọc file XML hóa đơn điện tử VNPT chính xác nhé.
