Ký chữ ký số Token trên file PDF Adobe Reader và Foxit Reader

Ký file PDF bằng chữ ký số VNPT được sử dụng với mục đích đảm bảo tính pháp lý cũng như tính chính xác cho văn bản được ký. Bài viết sau đây, Tech15s.com sẽ hướng dẫn các bước chi tiết trong quy trình ký chữ ký số token trên file PDF Adobe Reader và Foxit Reader đơn giản và nhanh chóng.

Chi tiết về bảng giá chữ ký VNPT Smart CA
Hướng dẫn đăng ký Chữ ký số Smart Ca – Không Token USB

Ký file PDF bằng chữ ký số VNPT trên Adobe Reader

Adobe Acrobat Reader là phần mềm đọc PDF. Với phần mềm này, người dùng có thể truy cập, chỉnh sửa, nhận xét và chuyển đổi file PDF một cách dễ dàng và tiện lợi. Hiện nay, Adobe Acrobat Reader được rất nhiều người sử dụng để thực hiện ký chữ ký số.

Từ năm 2015, phần mềm này đã thay đổi tên thành Adobe Reader DC (bắt đầu từ phiên bản 15.x trở lên).

Ký số trên Adobe Reader

Quy trình ký số VNPT trên phần mềm Adobe Reader bao gồm các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Người dùng cần mở tệp PDF cần ký số bằng Adobe Reader.
Bước 2: Trên thanh công cụ của ADobe Acrobat Reader, người dùng click vào tính năng ký số. Sau đó bạn chọn vào “Sign this document”.
Bước 3: Người dùng nhấp chọn vào “Next” để tiến hành ký số.
Bước 4: Bạn kéo chuột tạo thành một khung chữ ký tại vị trí cần ký số trong file PDF. Khi đó, cửa sổ Apply Digital Signature – Digital ID Selection xuất hiện. Kế tiếp, bạn thực hiện lựa chọn thông tin về người cần ký và xác nhận bằng cách chọn vào “OK”.

Kéo chuột tạo thành một khung chữ ký tại vị trí cần ký số

Bước 5: Màn hình hiển thị cửa sổ Apply Signature to Document. Bạn sẽ điền lý do ký số trong ô Reason for Signing Document (select or edit). Sau đó bấm chọn vào “OK”.

Điền lý do ký số trong ô Reason for Signing Document (select or edit)

Bước 6: Trong cửa sổ User PIN, người dùng nhập mã PIN tại ô USer PIN và xác nhận bằng cách chọn vào “OK”.
Bước 7: Lúc này, chữ ký số sẽ xuất hiện với đầy đủ thông tin liên quan tại khung chữ ký đã chọn ở bước 4. Khi bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí chữ ký số thì sẽ xuất hiện dòng chữ “Valid signature”.

Chữ ký số sẽ xuất hiện với đầy đủ thông tin liên quan

Bước 8: Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin chữ ký số bằng cách chọn vào tab “Signature” trên thanh công cụ ở bên trái màn hình.

Ký số trên Acrobat Reader DC

Adobe Acrobat Reader DC là một phiên bản nâng cấp từ phần mềm gốc là Adobe Acrobat Reader. Trong đó, DC là từ viết tắt của Document Cloud. Đây là một tính năng đặc biệt giúp người dùng thực hiện các thao tác trên file PDF trực tuyến.

Trong quá trình sử dụng Acrobat Reader DC để ký file PDF bằng chữ ký số VNPT, người dùng sẽ tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Người dùng cần mở tệp văn bản cần ký số bằng Acrobat Reader DC.
Bước 2: Trên thanh công cụ của màn hình giao diện, bạn chọn vào “Tool.

Chọn vào “Tool” trên thanh công cụ để ký file PDF bằng chữ ký số VNPT

Bước 3: Trên màn hình giao diện, chọn vào “Certificates” và nhấn “Open” để tiếp tục đến phần thực hiện ký số.
Bước 4: Người dùng bấm chọn vào “Digitally Sign.”

Bấm chọn vào "Digitally Sign." — Bấm chọn vào “Digitally Sign.”

Bước 5: Khi màn hình xuất hiện hướng dẫn về cách chọn khung hiển thị chữ ký, hãy bấm vào “OK” để tiếp tục. Kế tiếp, bấm và kéo chuột tại vị trí cần ký số.
Bước 6: Tại cửa sổ “Sign with Digital ID”, bạn chọn thông tin cá nhân hoặc đơn vị ký số và click vào “Continue” để tiếp tục.

Chọn thông tin cá nhân hoặc đơn vị ký số cửa sổ "Sign with Digital ID” — Chọn thông tin cá nhân hoặc đơn vị ký số cửa sổ “Sign with Digital ID”

Bước 7: Người dùng xác nhận quá trình ký số bằng cách chọn “Sign.”
Bước 8: Nhập tên file, chọn vị trí lưu và bấm vào “Save” để lưu văn bản đã ký số.
Bước 9: Bạn nhập đúng mã PIN của USB Token và chọn “Đăng nhập” để xác nhận quá trình ký số.

Nhập đúng mã PIN của USB Token vào ô được yêu cầu

Bước 10: Sau khi đăng nhập thành công, chữ ký số sẽ được ký thành công và hiển thị ngay tại văn bản.

Ký file PDF chữ ký số VNPT trên Adobe Reader

Foxit Reader cũng là một trình đọc file PDF rất phổ biến được nhiều người ưa chuộng hiện nay. Khi ký file bằng chữ ký số VNPT trên Foxit Reader, người dùng thực hiện các bước sau:

Lưu ý: Người dùng cần cắm USB Token vào máy tính để có thể ký số. Đồng thời đảm bảo rằng máy tính đã cài đặt phần mềm Token Manager.

Bước 1: Người dùng cần mở tệp văn bản cần ký số bằng Foxit Reader.
Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn mục “Protect” rồi chọn chức năng “Sign & Certify” và nhấn “Place Signature…”

Chọn mục “Protect” rồi chọn chức năng "Sign & Certify" và nhấn "Place Signature..." — Chọn mục “Protect” rồi chọn chức năng “Sign & Certify” và nhấn “Place Signature…”

Bước 3: Tiếp theo, người dùng di chuột xuống mục cần ký kết trong văn bản. Sau đó, bạn kéo thả chuột để tạo ra một khung chữ ký tại vị trí cần ký. Tại đây, cửa sổ “Sign Document” sẽ xuất hiện. Để thực hiện ký văn bản, người dùng click vào”Sign.”

Click vào "Sign” tại cửa sổ "Sign Document" để ký file PDF bằng chữ ký số VNPT — Click vào “Sign” tại cửa sổ “Sign Document” để ký file PDF bằng chữ ký số VNPT

Bước 4: Chọn đường dẫn và lưu file văn bản sau khi đã ký chữ ký số. Người dùng có thể nhập tên file theo yêu cầu cá nhân.
Bước 5: Màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ “Kiểm tra mã PIN”. Tại đây, người dùng nhập mã PIN của USB Token và nhấn “Đăng nhập.”
Bước 6: Sau khi nhập xong mã PIN, chữ ký số sẽ xuất hiện trên khung chữ ký đã được chọn ở bước 3.
Bước 7: Như vậy, người dùng đã ký số thành công. Để kiểm tra lại thông tin chữ ký số, bạn chỉ cần chọn mục “Manage digital signatures” trên thanh công cụ ở phía bên trái màn hình.

Kết luận

Bài viết trên là hướng dẫn ký file PDF bằng chữ ký số VNPT đơn giản và nhanh chóng. e-vnpt.vn hy vọng rằng qua những bước hướng dẫn trên, bạn có thể thực hiện ký số dễ dàng nhé.