Hướng dẫn 4 cách Tạo chữ ký số trong Excel mới nhất 2023

https://e-vnpt.vn/  xin giới thiệu Bài viết hướng dẫn 4 cách Tạo chữ ký số trong Excel mới nhất 2023, như chúng ta đã biết Chữ ký số điện tử đã trở thành một phần quan trọng của thế giới số hóa, giúp bảo vệ tính toàn vẹn và xác thực dữ liệu. Excel, công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý thông tin và tài liệu, cũng không ngoại lệ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn bốn cách tạo Chữ ký số trong Excel mới nhất năm 2023. Với sự hướng dẫn chi tiết và các bước thực hiện dễ dàng, bạn sẽ có kiến thức cần thiết để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính xác thực của tài liệu Excel của mình. Hãy cùng chúng tôi khám phá các phương pháp tiện lợi này để nâng cao hiệu suất và an toàn công việc của bạn.

Xem thêm:

Top 9 lợi ích của chữ ký số cho cá nhân và doanh nghiệp

Chữ ký số từ xa VNPT Smart Ca không Token USB

Hướng dẫn 4 cách Tạo chữ ký số trong Excel mới nhất 2023

Hiện nay có 4 cách tạo Chữ ký số trong Excel khác nhau để giúp người sử dụng chữ ký số tạo Chữ ký số trong Excel một cách nhanh chóng và tiện lợi để phục vụ cho nhu cầu sử dụng cho các hoạt động ký kết trên nền tảng này. VNPT tạo bài viết hướng dẫn để khách hàng Tham khảo bài viết để nắm được chi tiết, cách thức thực hiện thao tác tạo chữ ký trên phần mềm Excel cụ thể theo 4 cách như sau:

1. Scan chữ ký tay vào Excel
2. Tạo chữ ký thông thường trong Excel
3. Tạo Chữ ký số ẩn trong Excel
4. Chèn Chữ ký số kèm con dấu trong Excel

Ưu nhượt điểm các cách tạo Chữ ký số trong Excel 

Cách tạo Chữ ký số trong Excel	Ưu nhược điểm	Hình ảnh minh họa
Scan chữ ký tay vào Excel	Ưu điểm: Thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Nhược điểm: Chữ ký scan chịu ảnh hưởng từ chữ ký tay của người thực hiện
Tạo chữ ký thông thường trong Excel	Ưu điểm: Tạo Chữ ký số thông thường trong Excel nhanh chóng, đơn giản.  Nhược điểm: Chỉ có thể thiết lập chữ ký theo định dạng mặc định.
Tạo Chữ ký số ẩn trong Excel	Ưu điểm: Thực hiện đơn giản, giúp bảo đảm tính toàn vẹn cho văn bản. Nhược điểm: Không hiển thị trực tiếp trên file văn bản.
Chèn Chữ ký số kèm con dấu trong Excel	Ưu điểm: Thao tác đơn giản, nhanh chóng, dễ làm. Nhược điểm: Chỉ phù hợp sử dụng cho tài liệu văn bản lưu thông nội bộ, không có giá trị pháp lý.

Cách 1: Cách tạo Chữ ký điện Số trong Excel bằng chữ ký tay

Để có thể chèn chữ ký scan vào Excel, người dùng cần Scan chữ ký tay thành file ảnh các cách thực hiện như sau:

Cách 1: Sử dụng một ứng dụng như Adobe Illustrator để vẽ chữ ký của bạn, sau đó lưu nó dưới dạng hình ảnh. Bạn có thể chèn hình ảnh này vào tài liệu của mình bằng cách sử dụng tab Insert > Picture.

Cách 2: Để thêm chữ ký vào tài liệu của bạn là sử dụng một máy quét. Chụp chữ ký của bạn bằng máy quét và lưu nó dưới dạng tệp hình ảnh. Sau đó, bạn có thể chèn hình ảnh này vào tài liệu của mình bằng cách sử dụng tab Insert > Picture.

Cách 3: bạn có thể thêm chữ ký vào tài liệu của mình bằng cách viết nó theo cách thủ công. Sử dụng bút hoặc bút chì để viết chữ ký của bạn vào tài liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể chụp ảnh chữ ký của mình bằng máy ảnh của điện thoại hoặc máy tính bảng và chèn hình ảnh này vào tài liệu của mình.

Bạn nên chọn 1 trong 3 cách trên để chèn vào Excel mà bạn cảm thấy phù hợp với điều kiện thực tế của bạn hiện có, hãy đảm bảo rằng chữ ký của bạn rõ ràng và dễ đọc. Bạn cũng có thể muốn cân nhắc thêm một dòng chữ bên dưới chữ ký của mình, chẳng hạn như “Chữ ký” hoặc “Tôi đồng ý”.

Bước 1: Tạo chữ Ký tay

• Chuẩn bị một tờ giấy trắng, chú ý chọn giấy không có hoa văn hay hàng kẻ.
• Ký tươi trực tiếp lên giấy, cố gắng ký to, nét ký rõ ràng để khi scan hình chữ ký được sắc nét và đẹp hơn.
• Sử dụng máy scan hoặc phần mềm scan trên điện thoại để scan lại chữ ký tay, sau đó lưu file chữ ký ở định dạng ảnh JPEG.

Bước 2: Chèn ảnh scan chữ ký vào Excel

• Mở file Excel cần ký tên ra, đặt chuột ở vị trí cần ký.
• Tại thanh menu, chọn [Insert], kích vào biểu tượng [Picture], chọn [This device] để mở file ảnh chữ ký được scan trước đó đang lưu trong máy để chèn vào Excel.
• Điều chỉnh kích thước hoặc crop bớt phần thừa của ảnh scan chữ ký cho phù hợp văn bản.

Bước 3: Xóa background cho ảnh scan chữ ký

• Kích chuột trái vào hình ảnh chữ ký scan, tại thanh menu ngang chọn [Picture Format] rồi nhấn vào Corrections.
• Chọn [Picture Corrections Options], màn hình sẽ hiển thị hộp thoại bên tay phải.
• Kéo thanh trượt điều chỉnh Contrast đạt max 100% để đồng bộ màu nền của ảnh với màu file Excel.
• Kéo chỉnh Sharpness đạt max 100% để chỉnh độ sắc cho nét ký.
• Kích chuột trái vào chữ ký rồi tại thanh menu ngang, chọn [Picture Format].
• Kích vào biểu tượng [Color], chọn [Set Transparent Color].
• Lúc này, con trỏ chuột sẽ có biểu tượng ngòi bút, bạn kích chuột trái vào phần background của chữ ký để làm cho nó trong suốt.

Cách 2: Cách tạo Chữ ký số trong Excel bằng Chữ ký số.

Việc tạo Chữ ký số thông thường trong Excel nhằm mục đích giúp người nhận văn bản nắm được ai là người thực hiện soạn thảo. Đồng thời, tạo được giá trị bản quyền và giảm tình trạng sao chép nội dung, mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp cho đơn vị.

Khi muốn tạo Chữ ký số thông thường trong Excel, người dùng cần làm như sau:

Bước 1: Tạo dòng chữ ký trong file Excel

• Người dùng mở file tài liệu cần ký trong Excel ra.
• Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần tạo Chữ ký số.
• Click chuột chọn mục [Insert], tại mục “Text” kích vào [Signature Line] và sau đó chọn [Microsoft Office Signature Line].

Vào [Signature Line] chọn [Microsoft Office Signature Line].

• Tại hộp thoại Signature Set up hiển thị trên màn hình, người dùng điền các trường thông tin muốn hiển thị theo hướng dẫn sau:

1 – Suggest signer: Nhập họ và tên người ký tên trên Excel

2 – Suggest signer’s title: Điền chức danh của người ký (nếu có).

3 – Suggest signer’s email address: Điền địa chỉ email của người nhận/đối tác ký tài liệu.

4 – Instructions to the signer: Các hướng dẫn cho người ký, ví dụ “ Trước khi ký tài liệu, hãy xác minh rằng nội dung là chính xác”.

• Kích chuột vào một hoặc cả 2 ô tùy nhu cầu người ký:

1 – Allow the signer to add comments in the Sign dialog box: Cho phép người ký nhập mục đích ký tên.

2 – Show sign date in the signature line: Cho phép hiển thị thông tin ngày ký tài liệu.

Bước 2: Tạo Chữ ký số trong Excel

• Người dùng click đúp chuột vào dòng chữ ký đã được tạo ra hoặc kích chuột phải vào dòng chữ ký đó và chọn [Sign].
• Tại hộp thoại hiển thị trên màn hình, người dùng nhập tên người ký cạnh dấu “X” hoặc nhấn nút [Select Image] nếu có nhu cầu chèn thêm hình ảnh chữ ký hoặc sử dụng bút cảm ứng để tạo chữ ký tay cho file Excel.
• Sau khi thao tác xong, kích chuột vào mục [Sign], màn hình Excel sẽ hiển thị chữ ký đã được tạo.

Cách 3: Cách tạo Chữ ký số trong Excel bằng Chữ ký số ẩn

Chữ ký ẩn là dạng chữ ký không hiển thị trực tiếp trong bảng tính Excel, chúng chỉ đóng vai trò cam kết tính xác thực và ngăn việc tài liệu bị chỉnh sửa.

Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện chữ ký ẩn như sau:

Bước 1: Tạo Chữ ký số như thông thường

Cách làm tương tự cách 2 đã hướng dẫn ở trên.

Bước 2: Thực hiện ẩn chữ ký trên file Excel

• Người dùng mở tệp Excel lên, chọn mục [File] và kích vào [Info].
• Tại giao diện bên phải, người dùng chọn mục [Protect Workbook] và kích chọn [Add a Digital Signature].

• Hệ thống sẽ mở hộp thoại Chữ ký số ra, bạn điền mục đích ký tài liệu vào hộp thoại rồi nhấn [Sign].

• Sau khi thao tác xong, phần Info của file Excel sẽ cho hiển thị tài liệu đã được ký điện tử và đánh dấu là bản cuối cùng với nội dung thông báo sau: “ This workbook has been marked as final to discourage editing”.
• Khi thao tác ký hoàn tất, file sẽ hiện nút “Signatures” và tệp sẽ hiển thị ở định dạng “Chỉ xem”, mọi tác vụ chỉnh sửa trên file sẽ bị ngăn chặn từ lúc này.

Cách 4: Cách tạo Chữ ký số trong Excel kèm con dấu 

Người dùng nếu muốn chèn Chữ ký số kèm con dấu vào trong Excel cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Chèn ảnh Chữ ký số kèm con dấu

• Mở file Excel cần chèn ảnh chữ ký kèm con dấu vào, nhấn chọn tab [Insert]  rồi kích vào [Picture] để mở thư mục chứa ảnh lên, kích chọn ảnh con dấu để Insert vào excel.
• Kích chuột kéo di chuyển để đặt con dấu đúng vị trí, nhấn chuột vào góc chữ ký để thu/phóng kích cỡ hoặc có thể crop bớt phần hình ảnh thừa đi.

Bước 2: Làm trong suốt nền hình ảnh con dấu kèm chữ ký

• Kích chuột trái vào hình chữ ký rồi mở tab [Picture Format] trên menu.
• Chọn biểu tượng [Color], kích chuột chọn [Set Transparent Color].
• Con trỏ sẽ hiện thành hình cây bút, di chuyển đến phần nền màu trắng của hình con dấu và kích chuột trái để làm trong suốt phần nền này.

Các câu hỏi liên quan đến tạo Chữ ký số trong Excel

Thao tác tạo Chữ ký số trong Excel nhìn chung không quá phức tạp, tuy nhiên đôi khi nó vẫn khiến một số người dùng thấy băn khoăn, đặc biệt trong lần đầu tạo chữ ký. Sau đây, chúng ta cùng điểm qua một số thắc mắc liên quan đến vấn đề này. Điển hình như là:

Cách xóa Chữ ký số trong Excel

Để xóa Chữ ký số, người dùng kích chuột phải vào chữ ký, sau đó chọn mục [Remove Signature], chọn [Yes] và nhấn [OK] để xóa chữ ký khỏi file Excel.

Làm sao để xóa con dấu trong Excel

Khi muốn xóa hình ảnh con dấu đã chèn, người dùng chỉ cần kích chuột trái vào hình con dấu sau đó nhấn [Delete] trên bàn phím máy tính/laptop là được.

Tạo Chữ ký số tạo trong Excel có hợp lệ không?

Cách tạo Chữ ký số trong Excel như các hướng dẫn trên là hình thức ký tự tạo thủ công chứ không được xác thực bởi các cơ quan (CA) được chứng nhận. Chính vì thế nên nó không đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý và độ tin cậy cần thiết đối với văn bản được ký.

Chữ ký số tự tạo trong file Excel có thể sử dụng trong một số tài liệu nhất định như tài liệu lưu hành nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta không thể dùng nó nhằm mục đích giao kết trong các giao dịch quan trọng hay làm tài liệu để đệ trình Tòa án trong trường hợp cần giải quyết tranh chấp phát sinh. Bởi vậy nên nó sẽ không đảm bảo được đầy đủ quyền lợi cho người ký lẫn người nhận văn bản. 

Theo quy định pháp luật, Chữ ký số tạo trên file Excel chỉ hợp lệ ở 1 trong các trường hợp sau:

• Chữ ký do người dùng sử dụng chứng thư số đi kèm được cấp bởi các đối tác liên kết với Microsoft để tạo ra.
• Chữ ký do người dùng sử dụng chứng thư số và chữ ký do được cấp bởi một trong các tổ chức được phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hợp pháp tại Việt Nam như VNPT.

Chữ ký số VNPT được chính tập đoàn bưu chính viễn thông phát hành với đầy đủ tính năng thông minh được tính hợp cũng như thiết kế chuẩn hóa đáp ứng theo các yêu cầu, quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam. So với chứng thư số đến từ đơn vị đối tác của Microsoft, người dùng Việt lựa chọn CKS VNPT sẽ được đảm bảo tối đa về quyền lợi cũng như giá trị pháp lý khi lưu hành tại Việt Nam.

Trong bài viết này, đã giới thiệu 4 phương pháp tạo chữ ký số trong Excel mới nhất năm 2023. Chữ ký số điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của các tài liệu số, đồng thời tăng cường sự tin cậy và bảo mật trong giao dịch thông tin.

Nhờ những cách tạo chữ ký số trong Excel đơn giản và hiệu quả trong Excel mới nhất, người dùng có thể linh hoạt áp dụng chúng vào công việc hàng ngày, đặc biệt là trong việc trao đổi tài liệu quan trọng qua mạng hoặc giao dịch thông tin với đối tác kinh doanh.

• Website: https://e-vnpt.vn
• Hotline: 1800 1260
• Email: binhgt.dn@vnpt.vn  
• Tư vấn miễn phí: 0918884113

Bài Viết tham khảo:

Hướng dẫn cách xóa thông tin chữ ký số VNPT hết hạn

Hướng dẫn Gia hạn Chữ ký số VNPT-CA đơn giản -nhanh chóng