Việc quản lý hòm thư đến trong Outlook có thể trở nên mệt mỏi khi bạn nhận được nhiều Email mỗi ngày từ nhiều người khác nhau. Một cách hiệu quả để sắp xếp và tìm kiếm Email dễ dàng hơn là sắp xếp chúng theo tên người gửi. Trong bài viết này, Tech15s.com sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook. Chúng tôi sẽ trình bày các bước cụ thể để thực hiện công việc này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc
Lợi ích của việc sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook
Việc sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:
+ Dễ dàng tìm kiếm thông tin: Khi bạn sắp xếp email theo tên người gửi, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tất cả email từ cùng một người. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định và truy cập các cuộc trò chuyện hoặc thông tin từ một người cụ thể.
+ Quản lý thông tin hiệu quả: Giúp bạn tạo ra một cách tổ chức trong hộp thư đến của mình. Bạn có thể theo dõi tất cả các email từ các người khác nhau một cách rõ ràng hơn, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều người liên hệ và đang xử lý nhiều dự án hoặc vấn đề khác nhau.
+ Ưu tiên công việc: Bằng cách sắp xếp email theo người gửi, bạn có thể ưu tiên truy cập email từ những người quan trọng hoặc đối tác kinh doanh quan trọng hơn. Điều này giúp bạn quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả hơn.
+ Loại bỏ spam và email không mong muốn: Bạn cũng có thể nhận biết và loại bỏ email spam hoặc email không mong muốn từ những người gửi cụ thể dễ dàng hơn. Điều này giúp giảm thiểu sự xao lạc và làm sạch hộp thư đến của bạn.
Tóm lại, việc sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook giúp bạn cải thiện sự tổ chức, hiệu suất làm việc và tương tác với email một cách hiệu quả hơn.
Cách sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook
Cách 1
Để sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn vào tab View của Outlook.
Bước 2: Tích vào tùy chọn Show as conversations.
Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại yêu cầu bạn chọn 1 trong 3 tùy chọn. Hãy chọn All mailboxes.
Kết quả là các email đã được xắp xếp theo tên người gửi và chùng chủ đề.
Cách 2
Bước 1: Trước hết, hãy mở thư mục email mà bạn muốn sắp xếp theo người gửi.
Bước 2: Sau đó, vào tab “Xem” (View), nhấn vào tùy chọn “Từ” (From) trong nhóm “Sắp xếp” (Arrangement). Xem hình minh họa bên dưới:
Bước 3: Bây giờ, bạn sẽ thấy các email trong thư mục cụ thể này đã được sắp xếp theo người gửi, như hình minh họa dưới đây:
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2007, thay vì bước 2, bạn hãy nhấp vào “Xem” (View) > “Sắp xếp theo” (Arrange By) > “Từ” (From).
Chúc bạn thành công trong việc sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook!
Cách 3
Ngoài cách 1 ở trên, bạn cũng có thể sắp xếp email theo tên người gửi bằng cách thực hiện theo phương pháp sau đây:
Bước 1: Vui lòng nhấp vào “Xem” (View) > “Cài đặt xem” (View Settings). Xem hình minh họa bên dưới:
Trong Outlook 2007, bạn hãy nhấp vào “Xem” (View) > “Xem hiện tại” (Current View) > “Tùy chỉnh Xem Hiện tại” (Customize Current View).
Bước 2: Trong hộp thoại “Cài đặt Xem Nâng Cao” (Advanced View Settings) (hoặc trong Outlook 2007, đó là hộp thoại “Tùy chỉnh Xem: Tin nhắn” (Customize View: Messages)), vui lòng nhấp vào nút “Sắp xếp” (Sort). Khi hộp thoại “Sắp xếp” (Sort) xuất hiện, hãy chọn “Từ” (From) trong danh sách thả xuống “Sắp xếp mục theo” (Sort items by). Sau đó, nhấn nút “OK” trong mỗi hộp thoại.
Kết quả, tất cả email trong thư mục đã chọn sẽ tự động được sắp xếp theo tên người gửi email trong Outlook.
Một số lưu ý khi sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook
Khi sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook, có một số lưu ý quan trọng bạn cần xem xét:
+ Trước khi sắp xếp lại email, hãy đảm bảo bạn đã tổ chức email một cách chính xác. Điều này bao gồm việc đặt các email vào các thư mục phù hợp, gán nhãn, hoặc sử dụng các quy tắc tự động để phân loại email. Sắp xếp theo người gửi là một phần của việc tổ chức tổng thể.
+ Outlook cho phép bạn tự động chuyển email đến các thư mục hoặc áp dụng các nhãn dựa trên người gửi hoặc từ khóa cụ thể. Điều này có thể giúp bạn tự động hóa quá trình sắp xếp email và tiết kiệm thời gian.
+ Khi bạn sắp xếp email theo người gửi, hãy đảm bảo bạn đang xem xét và xác nhận email một cách định kỳ. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau. Có thể có email quan trọng bị chôn lấp bởi email từ người khác.
+ Email mới có thể xuất hiện từ các nguồn mới hoặc từ người gửi mà bạn chưa từng chia sẻ trước đó. Đảm bảo bạn kiểm tra các email này và quyết định liệu bạn nên thêm họ vào danh sách sắp xếp theo tên người gửi hay không.
+ Outlook cung cấp nhiều cách sắp xếp khác nhau, bao gồm theo ngày, theo chủ đề, và nhiều tiêu chí khác. Hãy xem xét cách sắp xếp khác để đảm bảo bạn chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
+ Khi bạn sắp xếp email theo tên người gửi, đôi khi việc sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm email cụ thể có thể nhanh chóng hơn. Outlook có một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng tìm email theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Sắp xếp Email theo tên người gửi trong Outlook là một trong những cách giúp bạn duyệt qua hòm thư một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, chúng tôi đã hướng dẫn bạn từng bước chi tiết để thực hiện việc này. Bằng cách sắp xếp Email theo tên người gửi, bạn có thể nhanh chóng xác định và quản lý các Email từ các liên hệ quan trọng, cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho công việc quan trọng hơn.
