Hotline: 0911 84 86 86

 

GIẢI PHÁP PHÁT HÀNH HÓA ĐIỆN TỬ VNPT

 

Phương án 1: Dùng cho doanh nghiệp xuất hóa đơn bằng cách viết tay trên hóa đơn giấy, số lượng hóa đơn ít.

 

1. Khách hàng sử dụng trình duyệt web hoặc tool client & thiết bị ký số USB token để phát hành hóa đơn. 

2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số, cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).

Phương án 2: Dùng cho doanh nghiệp phát hành Hóa đơn điện tử thông qua phần mềm bán hàng, PM kế toán, hệ thống ERP, CRM có nghiệp vụ phức tạp, số lượng hóa đơn phát hành nhiều.

1. Tích hợp HDDT vào phần mềm quản lý Doanh nghiệp, phần mềm kế toán: SAP, ERP, Effect, Bravo, Fast, 3TSoft, Tiha, Opera, POS …… của đơn vị bán hàng thông qua các hàm Webservices mà hệ thống VNPT EINVOICE cung cấp. 
2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số tập trung với thiết bị ký số HSM (Hardware Security Modules), cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & phát hành hóa đơn lên hệ thống portal hóa đơn điện tử.
3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:
a. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
b. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu.
4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn.
5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).

Phương án 3: phát hành hóa đơn điện tử bằng Add-ins Excel

Bước 1: Người dùng sử dụng phần mềm quản lý hoá đơn hiện có, xử lý dữ liệu để ra hoá đơn.
Bước 2: Xuất dữ liệu hoá đơn cần phát hành ra tệp tinExcel
Bước 3: Người dùng sử dụng chức năng phát hành hoá đơn trên Excel (Add-insdo VNPT phát triển sẽ gọi Web services của hệ thống hoá đơn điện tử)
Bước 4: Web service được gọi bới Add-ins sẽ phát hành hoá đơn lên hệ thống hoá đơn điện tử VNPT để lưu trữ.
Bước 5: Hệ thống hoá đơn điện tử sẽ trả về kết quả bao gồm mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn hoặc mã lỗi (nếu có) tương ứng về hàm web service.
Bước 6: Add-ins sẽ cập nhật thông tin mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn vào tệp tin Excel
Bước 7: Người dùng sử dụng tệp tin Excel có kết quả này để nhập (Import) vào phần mềm quản lý hoá đơn.

Phương án 4: Dùng server Trung gian phát hành hóa đơn.

Bước 1 Người dùng thao tác dữ liệu hóa đơn trên hệ thống ERP.

Bước 2: Dữ liệu hóa đơn được Export ra file XML và lưu vào thư mục INPUT trên Server trung gian.

Bước 3: Tool VNPT Invoice Service đọc dữ liệu phát sinh trong thư mục INPUT theo cơ chế realtime.

Bước 4: Tool VNPT Invoice Service thực hiện lưu logs xử lý vào database.

Bước 5: Tool VNPT Invoice Service phát hành hóa đơn điện tử với dữ liệu chiết xuất từ file XML.

Bước 6: Ghi nhận kết quả hóa đơn phát hành thành công vào Database để theo dõi.

Bước 7: Tool VNPT Invoice Service thực hiện chuyển đổi dữ liệu hóa đơn phát hành sang định dạng file PDF phục vụ việc in hóa đơn chuyển đổi dạng chứng từ giấy.

Bước 8: Hệ thống VNPT INVOICE phân phối hóa đơn đến khách hàng qua email.

Bước 9: Khách hàng dùng mã tra cứu hoặc tài khoản được cấp lên trang Portal để tra cứu và lấy hóa đơn.